Aanwezigheidslijst#42
De mogelijkheid voorzien om een soort activiteit aan te maken waar je alle leden automatisch in hebt staan en zelf kan aanvinken wie wel of niet aanwezig is. Dit is handig om vervolgens een aanwezigheidslijst te kunnen exporteren. Nu kunnen enkel de ouders/voogd hun kinderen inschrijven, maar als leiding heb je hier geen invloed op?
Binnen gekomen idee: Mogelijkheid dat leden via bv. een QR-code of de app zelf hun aanwezigheid doorgeven
Suggestie: Mogelijkheid om wekelijkse aanwezigheden bij te houden aan de hand van jaarkalender
Suggestie: ook een optie zodat ouders op voorhand kunnen verwittigen dat hun kind niet aanwezig zal zijn, of dat als de leiding hier reeds zelf van op de hoogte is, ze op voorhand kunnen aanduiden dat dit lid niet aanwezig zal zijn.
Hier is veel interesse naar, dus we overwegen om hier iets mee te doen. Maar we horen graag enkele concrete voorbeelden van hoe jullie deze functie willen gebruiken. Wanneer zou je aanwezigheden willen bijhouden, en waarvoor 😊
Uitgangspunt de leiding geeft van te voren op wanneer de inschrijvingsgroep hun activiteiten heeft. Standaard instelling is dat iedereen aanwezig zal zijn.
Bv. Elke zaterdag/zondag … en wanneer het niet is.
Zowel lid als leiding kan aanwezigheid aanpassen, optioneel zouden ze ook de reden kunnen melden.
Leiding van die specifieke inschrijvingsgroep krijgt een mailtje bij wijziging
Op basis van de aanwezigheidslijst, kan de leiding de activiteit daarop afstemmen. bv. Wanneer ze inkopen moeten doen obv aantal,
Een rapportje per inschrijvingsperiode zou ook handig zijn, hiermee kan de leiding bv. opvolgen wie niet/weinig naar de activiteiten komt (trend) en het lid aanspreken wat er eventueel scheelt.
Bij ons zou het eerder enkel gebruikt worden bij jeugdkampen waarbij je elke dag van kamp (5 dagen) kan aanduiden wie wel en niet aanwezig is geweest. Ik dacht dat je deze info ook nodig had voor fiscaal attest.
En daarnaast ook voor event zoals een spaghettislag, zodat we kunnen aanduiden en opvolgen wie er binnen is.
Voor de gewone trainingen is dit niet doenbaar want veel te veel groepen die tegelijkertijd starten, dit 2x per wek trainen en trainingen zijn ook niet verplicht. Nu exporteren ze een lijst en maken dan in excel een maandplanning waar ze dan en dat werkt heel efficient en heb je ook contact met leden en ouders :)
Om nu een aanwezigheidslijst te maken zou je bij de start van de activiteit naar elk lid apart moeten gaan om hen in te schrijven voor die specifieke activiteit zodat je zeker bent dat ze erbij staan. Handig zou zijn dat je bv. een knopje naast elke lid hebt waarbij je ‘aanwezig’ of ‘niet aanwezig’ kan aanvinken. Hiervoor zouden alle leden dus idealiter makkelijk toegevoegd moeten worden aan die activiteit zonder dat die inschrijving wil zeggen dat ze ook aanwezig zullen zijn. Zo kan je op voorhand afmeldingen ook al toevoegen in de app, en kan je makkelijk zien wie wel toegekomen is. Dus voor de duidelijkheid: nog niet standaard alle leden op aanwezig zetten. Wel allemaal in de lijst, maar dan apart kunnen aanvinken wie er wel of niet is. Dat is handig bij start van de activiteit als leden beginnen toekomen dat je met een simpele klik direct kan ‘aanvinken’. Ouders kunnen er dan ook vanuit gaan dat hun kind altijd is ingeschreven en moeten dit niet meer apart doen, tenzij hun kind dus niet zou komen hoeven ze dit enkel te melden/of zelf af te vinken in de app?
Voor verantwoording van subsidies moet soms worden aangegeven hoeveel deelnemers er op een activiteit aanwezig waren. Wij houden nu per week een afgedrukte lijst bij met kruisjes. Verschillende locaties ook, waar de lijsten dan moeten worden opgehaald.